YA QUE ESTAMOS MAS DE LA MITAD DE 2014, ES HORA DE TOMARLE EL PULSO A SU CUMPLIMIENTO LABORAL. EXISTEN VARIOS CAMBIOS IMPORTANTES EN LA LEY, ASÍ COMO ASUNTOS DE CUMPLIMIENTO QUE USTED NECESITA MANTENER AL DÍA. AQUÍ HAY UN RESUMEN DE LOS PRINCIPALES.
Por: David Whitlock
1 | Primero, es importante notar que la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) ha intensificado la aplicación de la ley en varias áreas. Estas incluyen la discriminación por edad y discapacidad, especialmente. En parte, esto se debe a que la generación del baby boom está alcanzando o superando la edad de jubilación, y en parte, a que los trabajadores mayores son más propensos a sufrir lesiones o enfermedades. Debido a la naturaleza a menudo extenuante del trabajo en la industria del concreto, los empleadores deben tener especial cuidado al tratar cuestiones de lesiones o discapacidad.
La EEOC también está intensificando la aplicación de la Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA). La ley exige que los empleadores eviten tomar decisiones relacionadas con el empleo basándose en características genéticas. Debido a que es una ley relativamente nueva, la EEOC está aplicando de manera más agresiva los reclamos contra los empleadores para crear jurisprudencia y hacer que los empleadores estén más al tanto.
La EEOC también está utilizando litigios para regular cómo los empleadores utilizan las verificaciones de antecedentes penales. En esencia, la EEOC sostiene que no se puede utilizar el historial penal como base para no contratar a alguien a menos que se pueda demostrar una correlación clara entre el trabajo y el delito. La EEOC sostiene que un empleador que se apoya en una verificación de antecedentes penales necesita demostrar un análisis individualizado de la relación entre un registro penal previo y los requisitos del trabajo del solicitante o empleado. El análisis individual puede requerir que los empleadores le den al empleado o solicitante la oportunidad de explicar información negativa en un informe de antecedentes. Tenga en cuenta que nunca debe basarse únicamente en información de arrestos. La EEOC sostiene que los registros de arrestos no tienen significado y nunca deben ser tenidos en cuenta.
2 | En segundo lugar, no ignore el elefante en la habitación: la Ley de Cuidado de Salud Asequible (también conocida como Obamacare). Aunque el IRS anunció que los empleadores no pagarán una multa por no brindar cobertura esencial mínima que sea asequible y cumpla con el valor mínimo hasta el 1 de enero de 2015, la ley establece específicamente que los empleadores deben implementar dicha cobertura antes del 1 de enero de 2014. Esta disposición se aplica a los empleadores “grandes”, que se define como aquellos con al menos 50 empleados a tiempo completo (FTE) y equivalentes a tiempo completo (FTEE). Recuerde que la ACA cuenta a cualquier persona que trabaje 30 horas por semana como FTE. Para determinar cuántos equivalentes tiene, sume todas las horas trabajadas por los no FTE y divida el total por 120. El resto de número entero es el número de FTEE. Si ese número, más los FTE, excede de 50, se le considera “grande”.”
Ahora tome la decisión de “pagar o jugar”: ¿va a proporcionar cobertura de atención médica que cumpla con los requisitos de la ley (“jugar”) o va a “pagar” la multa por no hacerlo? Si aún no ha hablado con su corredor para obtener tarifas de su cobertura de seguro médico, debe hacerlo lo antes posible. Esto es necesario para que pueda decidir qué opción tiene más sentido comercial. Recuerde también que solo paga una multa por no ofrecer cobertura a los empleados a tiempo completo (FTE); es por eso que algunos empleadores están buscando formas de reducir el costo de “pagar” externalizando funciones, utilizando compañías de personal y reduciendo las horas. Algunas empresas del mundo real en el sector de la construcción están descubriendo que reducir las horas también disminuye las lesiones y la exposición (y los costos) del seguro de compensación para trabajadores, mejora el desempeño de seguridad y elimina los costos de horas extras.
3 | En tercer lugar, si usted es un contratista o subcontratista federal, es posible que se enfrente a los nuevos requisitos de acción afirmativa en 2014. Ya están en vigor nuevos requisitos sobre la utilización de veteranos con discapacidades y veteranos de la era de Vietnam. En esencia, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) ahora le exige que intente alcanzar una utilización del 7% de estas categorías. Las nuevas reglas también crean una gran cantidad de papeleo y obligaciones de presentación de informes. Sin duda, querrá revisar su plan de acción afirmativa para asegurarse de que cumple con estas nuevas reglas.
4 | En cuarto lugar, el tema de la clasificación errónea sigue siendo un problema actual (y costoso). Las autoridades fiscales a nivel estatal y federal están buscando los ingresos que dejaron de recaudar durante la recesión económica. Esto implica identificar a los empleadores que han estado tratando a los trabajadores como contratistas independientes —en lugar de como empleados— con el fin de evitar el pago de retenciones, el Seguro Social, Medicare, la indemnización por accidentes laborales, etc. Hoy en día, los estados están auditando de manera mucho más agresiva las nóminas y las prácticas de los empleadores. La industria del concreto es especialmente vulnerable porque las agencias gubernamentales creen que el uso de mano de obra “1099” es rampante, particularmente entre los empleadores más pequeños. Más preocupante aún es el hecho de que al menos 17 estados han firmado acuerdos con el gobierno federal para compartir información. Esto significa que si usted es auditado a nivel estatal o federal y se descubre que ha clasificado incorrectamente a sus trabajadores, el otro nivel pronto llamará a su puerta; en efecto, ¡un doble golpe! Asegúrese de clasificar correctamente a sus trabajadores. La conclusión es que, si le dice al trabajador qué hacer y cómo hacerlo, es muy probable que ese trabajador sea un empleado y no un contratista independiente.
5 | En quinto lugar, los problemas de clasificación errónea también pueden dar lugar a reclamaciones salariales, pero tales reclamaciones salariales también pueden surgir de forma independiente. Un número creciente de abogados demandantes están dispuestos a presentar reclamaciones de salarios y horas contra empleadores que no pagan horas extras correctamente y, por lo general, si se descubre una práctica de pago de horas extras incorrecta, la reclamación se convierte rápidamente en una demanda colectiva/unificada. La reclamación casi siempre afirma que la práctica de pago es deliberada e intencional, ya que eso da lugar a indemnizaciones dobles más honorarios de abogados. Las quejas más comunes sobre salarios y horas implican el pago incorrecto de horas extras, trabajar fuera del reloj, deducciones automáticas por períodos de comida y trabajar antes o después de registrar la entrada o salida. El mejor consejo para todos los empleadores es asegurarse de que sus registros de tiempo sean muy precisos y que los empleadores le informen de cualquier esfuerzo por trabajar fuera del horario normal “registrado”.
6 | Sexto, la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB, por sus siglas en inglés) continúa intentando regular a empleadores no sindicalizados a los que la Junta afirma que interfieren con los derechos de los empleados bajo la Sección 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales. En esencia, la Sección 7 de la Ley protege a los empleados que participan en actividades protegidas y concertadas para su ayuda mutua en relación con la organización o la representación por un agente de negociación colectiva. La conducta/actividad ’protegida“ se relaciona con los términos y condiciones de empleo. Las actividades ”concertadas“ son emprendidas por o en nombre de alguien más que un individuo. Por lo tanto, la Junta busca evitar que los empleadores limiten o interfieran con las comunicaciones o acciones de los empleados que tengan algo que ver con los términos o condiciones de empleo. La regulación de la Junta se extiende a las políticas de manuales, las políticas de redes sociales e incluso al lenguaje de ”at will“ (voluntad).
En decisiones recientes, la Junta ha adoptado la postura de que un empleador no puede exigir a los empleados que mantengan información confidencial relacionada con una investigación en curso. Además, la Junta sostiene que un empleador no puede instruir a los empleados a no discutir su compensación o bonificaciones. La Junta también adopta la postura de que los empleadores no pueden regular lo que los empleados hacen con sus redes sociales personales. El resultado final es que los empleadores de la industria concreta necesitan revisar y actualizar periódicamente sus políticas de empleo y/o el manual del empleado.
7 | Séptimo, los abogados del demandante investigan rutinariamente si las personas involucradas en accidentes automovilísticos estaban usando teléfonos celulares o enviando mensajes de texto mientras conducían. Cada empleador concreto necesita tener una política de tolerancia absolutamente cero que prohíba estrictamente el uso de cualquier dispositivo de comunicación mientras se conduce. Este es especialmente el caso con respecto a los empleados que conducen equipos de la empresa, pero también debería aplicarse cuando los empleados usan sus propios vehículos en asuntos de la empresa o cuando conducen hacia o desde el trabajo o un lugar de trabajo.
8 | Octavo, los empleadores prudentes implementarán una política de drogas y alcohol debidamente redactada. Piénselo de esta manera: si no tiene una buena política, ¿adivina quién solicitará trabajo en su negocio? Dada la naturaleza física y exigente del trabajo en la industria del concreto, ¿realmente puede permitirse el riesgo de tener a alguien en su lugar de trabajo que esté incapacitado de alguna manera? Si no ha revisado su política recientemente, ahora es un buen momento para actualizarla.
9 | Noveno, incluso si no tiene un manual del empleado, considere implementar una cláusula de arbitraje que evite que las disputas relacionadas con el empleo se resuelvan en los tribunales. Como probablemente sabrá, el proceso de litigio consume tiempo y es costoso. El arbitraje, sin embargo, proporciona un foro menos costoso, más rápido y, a menudo, más comprensivo para resolver las quejas de los empleados. Estos son acuerdos específicos de cada estado y son más fáciles de hacer cumplir en algunos estados que en otros. Si no puede imponer un acuerdo de arbitraje, considere al menos una cláusula de renuncia a la intervención del jurado para que, si termina en los tribunales, el asunto sea juzgado solo ante el juez. Esto ayuda a evitar fallos exorbitantes del jurado.
10 | Finalmente, ten en cuenta que hay otras cosas sucediendo ahí fuera: OSHA está emitiendo nuevas regulaciones que dificultan la vida a los empleadores de la industria del concreto, la reforma migratoria sigue siendo una incertidumbre mientras la aplicación continúa, los convenios restrictivos aún pueden ayudarte, todavía no quieres contratar LUZIRS (Vagos, Indisciplinados, Cero interés, Irresponsables, Maleducados, Holgazanes), y sobre todo – Mantente alerta. ¿Por qué? ¡Porque los alertas viven más tiempo!
Durante casi 30 años, David Whitlock ha asesorado a empleadores en diversas asuntos de cumplimiento relacionados con el empleo. Además de asuntos laborales, el Sr. Whitlock ha iniciado y gestionado tres empresas de RR. HH./cumplimiento basadas en internet para importantes bufetes de abogados. Se especializa en ayudar a los empleadores a encontrar soluciones prácticas a problemas relacionados con el empleo.
El Sr. Whitlock es un conferencista y presentador frecuente sobre las mejores prácticas en temas de empleo e inmigración. Ha sido nombrado uno de los Mejores Abogados de Estados Unidos, aparece en Chambers USA, America's Leading Business Lawyers, fue seleccionado para su inclusión en Who's Who Legal Georgia, aparece en Georgia Trend's Legal Elite y es un Georgia Super Lawyer. Tiene una calificación AV, la más alta otorgada por Martindale-Hubbell.
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