Por: Wendy Ward, Constructive Communication, Inc.
¿Cuántas veces has programado una reunión con un cliente potencial o socio comercial y te has dado cuenta de que no tienes ningún material que muestre los grandes proyectos recientes que has completado? Este escenario lleva a una carrera desesperada por recopilar fotos y datos sobre el proyecto. Toda la información se presenta de manera desorganizada y nunca se revisa antes de presentarla al propietario o cliente. Lamentablemente, este escenario es demasiado común. Al dedicar tiempo a desarrollar un proceso para crear hojas de proyecto, ayudas a eliminar parte del caos de marketing y garantizas que tus mejores proyectos se incluyan en tu portafolio. Además de ser una poderosa herramienta de marketing, las hojas de proyecto también proporcionan una gran cantidad de información necesaria para completar las presentaciones a los Premios TCA.
EMPEZANDO
Las hojas de proyecto son una forma sencilla y rentable de construir tu portafolio de materiales de marketing. Demuestran tu experiencia, muestran la diversidad de proyectos que has completado y resaltan tu experiencia con clientes o proyectos de alto perfil. El primer paso en el desarrollo de un proceso para las hojas de proyecto es comenzar a rastrear los datos de los proyectos. La información básica sobre los proyectos se puede utilizar para una variedad de materiales, incluidas listas de experiencia en proyectos, comunicados de prensa, descripciones de proyectos y propuestas. Si bien existen programas de software costosos para esta práctica, también se puede hacer de manera simple y efectiva en una hoja de cálculo de Excel. El sistema de seguimiento debe incluir información como el nombre completo del proyecto, la ubicación, los pies cuadrados, otros miembros clave del equipo, el valor estimado del proyecto y la fecha de finalización. Almacenar los datos en un solo lugar y tenerlos fácilmente accesibles te ahorrará incontables horas de recopilación de información.
Una vez que haya recopilado la información, revise la lista y seleccione varios proyectos clave que pongan de manifiesto su experiencia en un área concreta. Una vez seleccionados los proyectos, puede empezar a recopilar información más específica sobre cada uno de ellos. Elabore un formulario de ficha de proyecto que los jefes de proyecto puedan completar fácilmente para recabar detalles sobre el proyecto. El formulario de ficha de proyecto debe incluir toda la información que figuraba en la base de datos de proyectos y solicitar al jefe de proyecto que verifique que es correcta. Las hojas de proyecto deben incluir un párrafo —de aproximadamente cinco a diez oraciones— que describa el proyecto. Incluya preguntas en el formulario de la hoja de proyecto que ayuden a redactar este párrafo. Por ejemplo, haga preguntas como “¿Qué tiene de especial este proyecto?” y “¿Cuáles fueron algunos de los retos a los que se enfrentó este proyecto?”. Las preguntas abiertas provocarán respuestas más detalladas. Y, al igual que con todos los demás materiales de marketing, no subestime la importancia de una buena gramática, estructura de las oraciones, ortografía y un lenguaje apropiado que se dirija a su público.
La apariencia cuenta
El último paso antes de empezar a crear una ficha de proyecto es asegurarte de que tienes buenas fotos del proyecto, que sean nítidas y visualmente atractivas. Es importante no subestimar el valor de unas buenas fotografías, ya que estas imágenes pueden ser las que vendan tu próximo proyecto. En la era de la fotografía digital, la búsqueda de buenas fotos se ha vuelto más difícil. Antes de ponerte a tomar fotos, asegúrate de que tu cámara digital pueda tomar fotos de alta resolución (300 ppp). A menudo, las cámaras están configuradas para tomar fotos de baja resolución (72 ppp), que se ven muy bien en la pantalla de tu computadora, pero se verán borrosas al imprimirlas. Si no estás seguro de si tu cámara puede tomar fotos de alta resolución, simplemente usa una cámara de 35 milímetros y escanea las fotos con la resolución adecuada. Otra alternativa es contratar a un fotógrafo profesional. Estas fotos se pueden usar no solo para las hojas de proyecto, sino también para las presentaciones a concursos. Busque oportunidades para colaborar con otros miembros de su equipo de diseño y construcción para obtener las fotos de sus proyectos.
Una vez recopilada toda la información, es el momento de crear una plantilla para todas las hojas de proyecto. La coherencia es fundamental en las hojas de proyecto, y una plantilla te garantizará que la logres. Pídale a alguien con buen ojo para el diseño que cree una plantilla que sea fácil de seguir y mantenga una apariencia consistente. Muchos optan por contratar a un diseñador gráfico para crear la plantilla, de modo que coincida con otros materiales de mercadotecnia. Independientemente de si la crea internamente o subcontrata el diseño inicial, asegúrese de crear algo que sea versátil y profesional. La plantilla debe incluir su logotipo, la dirección del sitio web e instrucciones para la ubicación del texto. Asegúrese de que su plantilla sea fácil de leer y esté organizada de manera lógica. Los lectores deben poder pasar fácilmente de las fotos al texto. Muestre la plantilla a los miembros de su equipo y anímelos a dar su opinión sobre el diseño. Una vez que el diseño de la plantilla esté finalizado, manténgalo. Resista la tentación de modificar el diseño para cada proyecto. La plantilla le ahorrará mucho tiempo y garantizará la coherencia en sus materiales.
CLAVE DEL ÉXITO
Si bien el tiempo inicial necesario para crear las hojas de proyecto puede ser extenso, una vez que se establece una plantilla y un proceso, la tarea debería resultar familiar y sencilla, y los beneficios son numerosos. Una de las principales ventajas de desarrollar hojas de proyecto es su versatilidad, ya que pueden utilizarse en propuestas, como material de apoyo después de las reuniones, como piezas introductorias e incluso para una campaña de correo directo. Además, la información que haya recopilado para las hojas resultará muy útil para otras tácticas de marketing, como perfiles de proyectos en su sitio web, información de antecedentes para comunicados de prensa y el primer paso para la presentación de candidaturas a premios. La clave del éxito es seguir un proceso definido para recopilar información y crear las hojas a fin de mantener un portafolio actualizado.
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