Por Shawn Abraham, Reclutador Corporativo, Structural Group sabraham@structural.net
Recién egresado de un programa de ingeniería de primer nivel, Robert tenía una carrera en ascenso dentro de una gran firma internacional de contratistas especializados. Este joven brillante completó con éxito el programa de capacitación de tres años para gerentes de proyectos de la empresa y se había convertido en uno de sus empleados más confiables y prometedores. Fue recompensado con la responsabilidad de gestionar y coordinar proyectos multimillonarios y todos esperaban que Robert fuera la próxima superestrella de la firma. Por lo tanto, cuando Robert renunció repentinamente a su puesto para regresar a su hogar en el Medio Oeste, su decisión sorprendió a sus compañeros de trabajo, incluido su gerente. Irónicamente, si la firma hubiera sabido del interés de Robert en cambiar de ubicación, la empresa podría haber considerado una reubicación. De alguna manera, la comunicación había fallado y la firma sintió el golpe de perder a un gerente de proyectos que se esperaba que desempeñara un papel importante en el crecimiento de la empresa.
Al igual que Robert, muchos buenos empleados dejan las empresas desconcertados, preguntándose qué salió mal. Pero las empresas no tienen que esperar que los empleados den el siguiente paso. Al adoptar un enfoque proactivo para desarrollar
Un programa de retención de empleados eficaz puede reducir la ansiedad por una alta rotación. Es cierto que la retención de empleados lleva tiempo, esfuerzo y recursos, pero las recompensas pueden resultar valiosas.
LA IMPORTANCIA DE LA RETENCIÓN
Retener a los buenos empleados es fundamental para el éxito a largo plazo de una empresa. Y en los mercados de ingeniería y construcción, la retención de empleados es especialmente seria, ya que el mercado laboral es ajustado y la competencia por los mejores candidatos es feroz. Si añadimos los costos de reclutamiento y capacitación de empleados, el impacto financiero por sí solo es asombroso. Algunos estudios estiman que la pérdida de un empleado le cuesta a una empresa el 100 por ciento del salario de dicho empleado. Cuando se suman a los costos de encontrar y capacitar a un nuevo empleado la reducción de la eficiencia, la menor efectividad, la inestabilidad de la fuerza laboral y la pérdida de productividad, las apuestas se vuelven altas. Una empresa simplemente no puede darse el lujo de ignorar la retención de empleados.
Sin embargo, muchas empresas bien intencionadas no invierten en la retención de personal. La industria de arquitectura/ingeniería/construcción (A/E/C) es de ritmo acelerado y las firmas luchan en el día a día de la licitación, estimación y gestión de proyectos. Comprometerse con la retención parece una tarea imposible cuando los gerentes ya tienen mucho trabajo. Pero cuando las firmas consideran el valor a largo plazo de comprometerse con la retención de empleados, el esfuerzo vale la pena la inversión de tiempo y recursos.
Uno de los principales impulsores para invertir en un programa de retención es el impacto financiero de reclutar y capacitar a empleados valiosos. No menos importante es el efecto en los compañeros de trabajo. Cuando las personas dejan una empresa, la moral puede verse profundamente afectada. Otros empleados pueden volverse temerosos e inseguros sobre su estatus dentro de la compañía. Tal aprensión e inseguridad pueden propagarse como un virus, y pronto la rotación puede parecer incontrolable. Una alta rotación también puede dar a una empresa una reputación poco saludable en el mercado, lo que dificulta especialmente reclutar futuros candidatos. Para evitar estas trampas y seguir avanzando hacia el éxito, las empresas deben estar dispuestas a dedicar tiempo, dinero y recursos a comprender e implementar diversas estrategias de retención de empleados.
ESTRATEGIAS EFECTIVAS PARA LA RETENCIÓN
Comprender qué motiva a una persona a buscar otro puesto es un paso importante. Al crear un programa de retención eficaz, la compensación y los beneficios son sin duda factores en la satisfacción laboral de una persona, pero un lugar de trabajo atento donde los empleados se sienten valorados es fundamental. Las empresas han descubierto que la razón por la que los empleados buscan no es siempre la razón por la que se van. ¿Por qué algunas empresas hacen un mejor trabajo para retener a sus empleados que otras? Mantener a los empleados a largo plazo no ocurre por arte de magia ni por buena suerte. Por el contrario, las empresas deben hacer un esfuerzo consciente hacia el desarrollo de sus empleados. La clave está en la planificación. Las empresas que establecen una estrategia clara y definida para la retención se beneficiarán enormemente. A continuación, se presentan algunas estrategias que son invaluables en un programa de retención.
Cultura y Compromiso: Es una idea errónea común que la retención es responsabilidad exclusiva del Departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) de una empresa. En la práctica, un programa exitoso incluye la aceptación de todos los departamentos y niveles de una organización. Los propietarios, altos ejecutivos y gerentes deben establecer conjuntamente los principios de operación de la empresa que definan su sistema de valores. Además, estos líderes deben desempeñar un papel activo en la promoción, comunicación y práctica de esta cultura. Una cultura empresarial sólida es aquella que valora a las personas, fomenta el trabajo en equipo, tiene una visión de futuro y promueve la comunicación abierta.
Además, es importante señalar que los empleados típicamente no dejan las empresas. Más bien, dejan a los gerentes. Una relación deficiente con un gerente es una de las principales razones para que las personas se sientan insatisfechas. Una solución son las capacitaciones y recapacitaciones periódicas de liderazgo impartidas directamente por los líderes de la empresa. Estas sesiones pueden ayudar a todos los empleados a reconectarse con los valores y la misión de la empresa. Además, permitir que los empleados asistan a conferencias y seminarios de desarrollo profesional valida un gran interés en el desarrollo profesional de un empleado, fortaleciendo no solo el compromiso individual con la empresa, sino también el mensaje de que la firma se preocupa por el éxito a largo plazo de todos los empleados.
INTEGRACIÓN
Dar la bienvenida a un empleado a tu empresa puede parecer una tarea sencilla, pero muchas organizaciones fallan en planificar adecuadamente. Entiende que la integración debe comenzar antes del primer día de trabajo del empleado. Si bien un nuevo trabajo puede ser emocionante, también viene con sentimientos de miedo y vulnerabilidad, sin mencionar el estrés de encajar, conocer gente nueva y aprender nuevos procesos. La primera impresión de un individuo puede ser duradera, por lo que es fundamental que las empresas adopten un enfoque proactivo para facilitar su transición.
Comienza con una carta de bienvenida de un supervisor directo, el propietario u otro líder reconocido. La carta debe compartir la visión, la cultura y las perspectivas futuras de la empresa, y también reafirmar el entusiasmo de la empresa por la contratación. Además, es ideal que el espacio de trabajo del empleado esté amueblado, que se hayan encargado tarjetas de presentación y gafete, que se tengan suministros de oficina y cualquier otra herramienta necesaria lista para el primer día de trabajo. ¿Qué mejor manera de demostrar el entusiasmo de tu empresa a tu nuevo colega? Cuando llegue el nuevo empleado, asígnale a alguien la tarea de saludarlo y darle la bienvenida. Realiza presentaciones a los empleados existentes y programa almuerzos con una variedad de personas.
Tener un sistema de compañeros o asignar un mentor a cada nuevo empleado también es muy útil para aliviar la tensión o los sentimientos de nerviosismo. Idealmente, el mentor es alguien que recientemente ocupó el mismo puesto. Típicamente, los nuevos empleados tienen numerosas preguntas, algunas grandes y muchas pequeñas, y el mentor se convierte en una persona en la que el empleado puede confiar, ofreciendo el apoyo y la información necesarios para una transición fluida.
Un programa de orientación no debe concluir después de una serie de presentaciones en PowerPoint y trámites administrativos el primer día. Un programa de orientación verdaderamente efectivo es aquel que demuestra un compromiso a largo plazo hacia el desarrollo del empleado. Muchas empresas tienen programas de capacitación formales que duran varias semanas o varios años. Los programas de capacitación varían en naturaleza; pero típicamente en la industria A/E/C (Arquitectura/Ingeniería/Construcción), los programas de capacitación son muy específicos del puesto.
En otras industrias, empresas Fortune 100 han experimentado con métodos que educan a los empleados sobre todos los aspectos de un negocio. Por ejemplo, muchas firmas de contabilidad e instituciones financieras ofrecen programas de capacitación que permiten a los nuevos empleados trabajar en todos los niveles de la empresa – desde cajero hasta subgerente – durante sus primeros dos años antes de que puedan asumir un puesto de gerencia. Esta amplia experiencia brinda a los empleados una comprensión de los desafíos que enfrentan en una variedad de roles y ofrece una imagen clara de la interacción departamental.
La industria de A/E/C está aprendiendo de los éxitos de estos programas de capacitación de base amplia. Algunas empresas astutas han iniciado programas de capacitación que rotan a los nuevos empleados a través de numerosas divisiones de la empresa, como gestión de proyectos, estimación, desarrollo de negocios, manufactura, operaciones de sucursales, detallado/coordinación de proyectos e ingeniería/diseño.
Los programas de capacitación, ya sean específicos para un puesto o de gran alcance, hacen más que enseñar procesos y procedimientos. Fomentan el trabajo en equipo, permiten a los empleados construir relaciones, aumentan los canales de apoyo entre empleados, ilustran posibles trayectorias profesionales y amplían el conocimiento del individuo sobre la empresa y la industria, lo que en última instancia ayuda a los empleados a sentirse valorados y conectados con la organización.
Más allá de las cartas de bienvenida, los mentores y la capacitación, también es de vital importancia que se establezcan objetivos para el empleado dentro de los primeros meses de empleo. Un gerente debe comprender lo antes posible qué quiere lograr el empleado a corto y largo plazo y comenzar a establecer objetivos medibles para alcanzar esas metas.
COMUNICACIÓN ABIERTA
Una línea de comunicación abierta entre un empleado y su gerente es un objetivo fundamental para garantizar la satisfacción del empleado. Un gerente es clave en este elemento del plan de retención y, idealmente, debería recibir capacitación en comunicación y su importancia para retener empleados. Además de capacitar a los gerentes en comunicación, implementar estrategias específicas ayudará a facilitar la comunicación abierta. Algunas formas en que los gerentes pueden promover la comunicación abierta incluyen:
- Gestión por deambulación (MBWA). Los gerentes se beneficiarán de conversaciones periódicas e informales del día a día con los empleados para comprender los desafíos que enfrentan y qué se puede hacer para mejorar aún más sus experiencias a corto o largo plazo en la organización.
- “Gestión práctica. Los gerentes que demuestran disposición a trabajar hombro a hombro con los empleados también muestran su compasión y compromiso con el éxito del equipo. Ofrecer ayuda con proyectos crea un sentimiento de respeto mutuo y mejora la relación entre gerente y empleado.
- Reuniones informales. Los gerentes deben organizar desayunos, almuerzos o reuniones periódicas con sus empleados. Hyler Bracey, autor de "Managing From the Heart", explica que los empleados quieren ser escuchados y comprendidos, y que quieren que los gerentes sean compasivos y sinceros. Las reuniones en las que la gerencia y los empleados comparten tiempo discutiendo metas y estrategias, así como proporcionándose retroalimentación mutua, pueden contribuir en gran medida a que los empleados se sientan valorados. Una reunión informal para almorzar ayuda a un gerente a mantenerse en contacto con las preocupaciones diarias de un empleado para que pueda brindar asistencia según sea necesario. Los gerentes deben fomentar la retroalimentación, las sugerencias y las ideas, demostrando a los empleados que sus opiniones son valoradas.
- Desarrollar encuestas para empleados. Si bien las reuniones informales pueden facilitar la comunicación abierta, otra estrategia para fomentar la comunicación es realizar una encuesta. Las encuestas a los empleados pueden reflejar cómo se siente un empleado respecto a diversos aspectos, tales como el compromiso laboral (satisfacción con el supervisor, comunicación con el supervisor, retroalimentación sobre el desempeño, desarrollo y crecimiento profesional, y sensación de integración), además de sus opiniones sobre la ubicación geográfica y sus compañeros de trabajo. El papel de un líder o gerente es comprender qué es importante para cada empleado. ¿Qué preocupaciones tiene un empleado, qué motiva a esa persona y cuáles son sus objetivos? Las encuestas también pueden ayudar a los gerentes a cerrar la brecha generacional al identificar los factores motivacionales importantes para cada generación. Al preparar encuestas de la empresa, no olvide incluir a los gerentes. Las encuestas diseñadas para gerentes son otro vínculo importante con lo que enfrentan los empleados. Los gerentes que están al tanto de lo que ocurre en su equipo y en el mercado laboral pueden proporcionar información valiosa con respecto a la moral y los desafíos de los empleados.
OTROS consejos para tener éxito
Para facilitar aún más la comunicación y garantizar retroalimentación abierta y honesta, algunas organizaciones asignan un patrocinador que trabaja en un departamento u oficina diferente. Un patrocinador que trabaja fuera del departamento puede obtener retroalimentación sincera de los empleados que no se sienten tan cómodos hablando de temas serios con sus gerentes. Sin embargo, el patrocinador empleado debe tener un vínculo directo con los propietarios y ejecutivos de la empresa para poder brindar soluciones. Las entrevistas de salida también ayudan a los gerentes a identificar prácticas actuales, tendencias o desafíos que afectan a la fuerza laboral. Pueden revelar cómo se sienten realmente los empleados acerca de la estructura salarial de su empresa, el potencial de crecimiento, los planes de beneficios, la cultura, etc. Esta información es fundamental para comprender qué acciones se necesitan para mejorar la cultura de una organización.
Además, asegúrate de ser voluntario y ayudar a facilitar el desarrollo de sistemas de retroalimentación de la empresa, comités y otros foros diseñados para solicitar información de los empleados. Más importante aún, prepárate para tomar medidas con respecto a esa retroalimentación. Y, no esperes hasta una revisión anual formal para abrir las líneas de comunicación; para entonces, puede ser demasiado tarde. Una buena comunicación es el subproducto de un gerente preocupado que hace un esfuerzo constante por averiguar a qué se enfrentan sus empleados.
Las recompensas y el reconocimiento son otro componente crucial para el éxito de tu programa de retención porque confirman a los empleados que sus esfuerzos son significativos y apreciados. Una de las formas más fáciles y mejores de recompensar a los empleados es simplemente felicitarlos por un trabajo bien hecho. Las largas horas y el arduo trabajo que pasan desapercibidos dejarán a los empleados sintiéndose desanimados. Otras formas de reconocimiento incluyen premios por antigüedad, cartas de felicitación/ascenso firmadas por altos ejecutivos, anuncios de ascensos en la intranet de la empresa, en un boletín de la empresa o una publicación comercial, y elogios públicos en reuniones de la empresa. Las empresas podrían considerar un programa sistemático de compensación/bonificación diseñado para establecer hitos y recompensar a los mejores empleados.
Finalmente, no subestimes el equilibrio entre el trabajo y el esparcimiento. Para muchos empleados, el trabajo podría no ser la principal prioridad en sus vidas. Todos tienen ciertas necesidades, ya sea relacionadas con la familia, el bienestar financiero, conexiones espirituales, pasatiempos y proyectos extracurriculares. Los trabajadores de hoy están más interesados que nunca en equilibrar la vida laboral y personal. Los empleados trabajadores quieren saber que pueden irse temprano si es necesario para recoger a los niños de la escuela o para ver un partido de fútbol de un hijo. Las empresas deben determinar qué beneficios de equilibrio entre el trabajo y la vida personal se adaptarán mejor a su cultura y coincidirán con sus principios operativos. En pocas palabras, las organizaciones que reconocen la necesidad de equilibrio en la vida de sus empleados, sin duda, crearán lealtad entre su personal.
Incluso con los mejores esfuerzos, algunos empleados renunciarán sin importar lo que haga la empresa. El hecho es que hay muchas compañías que ofrecen trabajo desafiante y emocionante. Entonces, ¿cómo destacará su empresa ante la competencia? Cuando una organización está dispuesta a dedicar el tiempo, los recursos y la energía necesarios para cultivar y desarrollar sus activos más valiosos – su gente – el crecimiento y el éxito a largo plazo son inevitables.
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