Por: Ashley Kizzire, Constructive Communication, Inc.
Durante los últimos 10 años, el uso generalizado del correo electrónico ha transformado literalmente la comunicación empresarial, tanto que la carta comercial ha llegado casi a la extinción. Incluso los contratistas que se aferraban tenazmente al fax como su medio de comunicación más eficiente no pueden imaginar hoy en día corresponder sin correo electrónico. Y con razón: el correo electrónico es rápido, económico y ultraeficiente. Y quizás debido a su velocidad y eficiencia, el correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación informal, y a menudo demasiado informal, en el competitivo mercado actual.
Ya sea que te comuniques por carta impresa en papel timbrado o por un mensaje electrónico que recorrerá la autopista de la información, las mismas reglas de etiqueta aplican. Y todas las reglas de etiqueta tienen un objetivo en común: hacer las cosas más fáciles y comprensibles para otra persona. Cuando cualquier situación se lleva a cabo con buenos modales, la otra persona se siente valorada, importante y especial. Más importante aún, los buenos modales en el mundo de los negocios crean una imagen profesional, que es un componente clave para el marketing de tu empresa.
MAYÚSCULAS, MINÚSCULAS, ETC.
Una excolega mía no tenía idea de que cometía uno de los errores de formato más ofensivos con cada correo electrónico que salía de su bandeja de salida. La llamaré Sherry. Sherry mantenía perpetuamente activada la función de “bloq mayús”, y cada letra estaba en mayúsculas. Mi colega no se daba cuenta de que en el lenguaje del correo electrónico, escribir en mayúsculas es el equivalente a gritar. Creo que simplemente le gustaba cómo se veían sus palabras en mayúsculas. Tal vez pensó que se veía importante. Tal vez pensó que era más fácil de leer. No lo era. De hecho, era muy grosero.
En ciertas situaciones, el uso de mayúsculas puede ser apropiado cuando necesitas añadir un énfasis especial a ciertas palabras. Pero en estos casos raros, revisa primero tu programa de correo electrónico para ver si la opción de negrita, subrayado o cursiva está presente. Si es así, elige siempre una de estas funciones antes que las mayúsculas.
En el extremo opuesto del espectro se encuentran los correos electrónicos que no contienen ninguna letra mayúscula. En un intento por ahorrar tiempo o quizás para parecer "cool", algunos remitentes descuidan la función de mayúsculas. El resultado es otro correo electrónico difícil de leer que se ve poco profesional. Si bien es cierto que los correos electrónicos pueden prescindir de parte de la formalidad de una carta comercial, siempre adhiérase a las reglas estándar de escritura y gramática.
CONOCE TUS FUNCIONES
No hace mucho tiempo le envié un correo electrónico a un antiguo colega, solicitando información que necesitaba para una fecha límite. Esperé el tiempo prudencial –al menos 24 horas o más– antes de intentarlo de nuevo. Incluso hice un seguimiento con una llamada telefónica. Aún así no obtuve respuesta. Así que decidí seguir adelante y buscar mi información en otro lugar. Cuando más tarde me enteré de que mi colega había estado de vacaciones, me enfurecí. ¿Por qué no configuró un mensaje de respuesta automática que respondiera a cada mensaje entrante mientras estaba fuera o incluyó un comentario en su mensaje de voz indicando que estaría fuera de la oficina por unos días? El mensaje me habría dicho de inmediato que estaba fuera de la oficina por unos días, y habría sabido rápidamente que debía buscar lo que necesitaba en otro lugar. Como mi colega no es un tecnófilo, tengo la sensación de que no quiso ser grosero.
Probablemente no sabía cómo configurar la respuesta automática. De hecho, lo más probable es que no se diera cuenta de que existe tal función.
Hay dos lecciones aquí. Primero, si no puedes responder correos electrónicos por un tiempo considerable, configura un mensaje de respuesta automática para notificar a los remitentes de tu ausencia y, si es posible, dirígelos a otra persona que pueda brindar asistencia. Si no tienes la capacidad de enviar una respuesta automática, asegúrate de que tus contactos clave sepan que estarás ausente y proporciónales un contacto secundario o comprométete a revisar tu correo electrónico una vez al día mientras estés fuera.
La segunda lección profundiza más: la ignorancia no es excusa para ser grosero. Si usas correo electrónico, necesitas entender lo más posible sobre tu software de correo electrónico. Necesitas saber cómo realizar tareas básicas como configurar una respuesta automática y crear una firma que incluya información de contacto. Tu programa de correo electrónico probablemente tiene una pestaña que contiene información sobre cómo usar el programa. Dedica una o dos horas a familiarizarte a fondo con las funciones y capacidades de tu correo electrónico. El tiempo invertido valdrá la pena para crear una imagen profesional y respetuosa.
El bueno, el feo y el malo
El correo electrónico puede ahorrar una gran cantidad de tiempo, pero hay ocasiones en las que es mejor usar papel y pluma o hacer una llamada telefónica. Por ejemplo, cuando quieres agradecer a un socio, empleado o cliente, una nota escrita a mano en papel personal es la forma más apropiada y cortés de responder. Si alguien se ha tomado el tiempo de hacer algo que merece un agradecimiento, entonces debes tomarte el tiempo extra para escribir una nota. Tu colega se sentirá valorado y tú demostrarás tu sincero aprecio.
Hay otras situaciones en las que conviene evitar el correo electrónico, sobre todo cuando se trata de asuntos más delicados. Una buena amiga mía me dijo hace poco que iba a dejar de usar el correo electrónico para siempre. “Por favor, llámame si me necesitas”, me pidió. Su comentario me sorprendió un poco. Mi amiga, que enseña ballet a niños pequeños, rara vez usa el correo electrónico para sus necesidades laborales. Aun así, me contó que recibió un correo electrónico con muy malas noticias. No podía creer que alguien tuviera el descaro de enviar un informe tan desafortunado por correo electrónico. Fue frío, impersonal y muy grosero. Dudo que mi amiga se mantenga firme en su convicción, ya que es imposible en el mundo actual, donde casi todas las profesiones y oficios requieren el uso de la tecnología. Pero la lección es válida para quienes dependemos del correo electrónico todos los días. Si tienes que comunicar una noticia desafortunada, toma el teléfono y transmítela en persona. La misma regla debe aplicarse cuando tengas muy buenas noticias que compartir. Los pocos minutos adicionales que dediques a hacerlo en persona valdrán la pena a largo plazo.
En el mundo de los negocios moderno, el correo electrónico es quizás uno de los mayores ahorradores de tiempo. Nos permite enviar y recibir información de forma rápida y a un costo mínimo. Sin embargo, en medio del bullicio de los teclados haciendo clic, asegúrese de recordar las reglas comunes de cortesía. Su manera educada y agradecida demostrará su profesionalismo, sus clientes y colegas se sentirán apreciados y su negocio cosechará los beneficios.
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