Creación de hojas de proyecto efectivas

Por: Wendy Ward, Constructive Communication, Inc.

¿Cuántas veces has programado una reunión con un cliente potencial o socio comercial y te has dado cuenta de que no tienes ningún material que muestre los excelentes proyectos recientes que has completado? Este escenario lleva a una precipitación para recopilar fotos y datos sobre el proyecto. Toda la información se presenta de forma desordenada y nunca se revisa antes de ser presentada al propietario o cliente. Desafortunadamente, este escenario es demasiado común. Al tomarte el tiempo de desarrollar un proceso para crear fichas de proyectos, ayudas a eliminar parte del caos de marketing y aseguras que tus mejores proyectos se incluyan en tu portafolio.

Empezar

Las hojas de proyecto son una manera simple y rentable de construir tu portafolio de materiales de marketing. Demuestran tu experiencia, muestran la diversidad de proyectos que has completado, y también resaltan tu experiencia con clientes o proyectos de alto perfil. El primer paso en el desarrollo de un proceso para hojas de proyecto es comenzar a rastrear los datos de los proyectos. La información básica sobre los proyectos se puede usar para una variedad de materiales, incluyendo listas de experiencia en proyectos, comunicados de prensa, descripciones de proyectos y propuestas. Si bien existen costosos programas de software para esta práctica, también se puede hacer de manera simple y efectiva en una hoja de cálculo de Excel. El sistema de rastreo debe incluir información como el nombre completo del proyecto, la ubicación, los pies cuadrados, otros miembros clave del equipo, el valor estimado del proyecto y la fecha de finalización. Almacenar los datos en un solo lugar y tenerlos fácilmente accesibles ahorrará incontables horas de recopilación de información.

Una vez que haya recopilado la información, revise la lista y seleccione varios proyectos clave que pongan de manifiesto su experiencia en un área concreta. Una vez seleccionados los proyectos, puede empezar a recopilar información más específica sobre cada uno de ellos. Elabore un formulario de ficha de proyecto que los jefes de proyecto puedan completar fácilmente para recabar detalles sobre el proyecto. El formulario de ficha de proyecto debe incluir toda la información que figuraba en la base de datos de proyectos y solicitar al jefe de proyecto que verifique que es correcta. Las hojas de proyecto deben incluir un párrafo —de aproximadamente cinco a diez oraciones— que describa el proyecto. Incluya preguntas en el formulario de la hoja de proyecto que ayuden a redactar este párrafo. Por ejemplo, haga preguntas como “¿Qué tiene de especial este proyecto?” y “¿Cuáles fueron algunos de los retos a los que se enfrentó este proyecto?”. Las preguntas abiertas provocarán respuestas más detalladas. Y, al igual que con todos los demás materiales de marketing, no subestime la importancia de una buena gramática, estructura de las oraciones, ortografía y un lenguaje apropiado que se dirija a su público.

Contador de vistas

El último paso antes de empezar a crear una ficha de proyecto es asegurarte de que tienes buenas fotos del proyecto, que sean nítidas y visualmente atractivas. Es importante no subestimar el valor de unas buenas fotografías, ya que estas imágenes pueden ser las que vendan tu próximo proyecto. En la era de la fotografía digital, la búsqueda de buenas fotos se ha vuelto más difícil. Antes de ponerte a tomar fotos, asegúrate de que tu cámara digital pueda tomar fotos de alta resolución (300 ppp). A menudo, las cámaras están configuradas para tomar fotos de menor resolución (72 ppp), que se ven muy bien en la pantalla de tu computadora, pero se verán borrosas al imprimirlas. Si no estás seguro de si tu cámara puede tomar fotos de alta resolución, simplemente usa una cámara de 35 milímetros y escanea las fotos con la resolución adecuada. Otra alternativa es contratar a un fotógrafo profesional. Estas fotos se pueden usar no solo para las hojas de proyecto, sino también para las presentaciones a premios. Busque oportunidades para colaborar con otros miembros de su equipo de diseño y construcción para obtener las fotos de sus proyectos.

Una vez recopilada toda la información, es el momento de crear una plantilla para todas las hojas de proyecto. La coherencia es fundamental en las hojas de proyecto, y una plantilla te garantizará que la logres. Pídale a alguien con buen ojo para el diseño que cree una plantilla que sea fácil de seguir y mantenga una apariencia consistente. Muchos optan por contratar a un diseñador gráfico para crear la plantilla, de modo que coincida con otros materiales de mercadotecnia. Independientemente de si la crea internamente o subcontrata el diseño inicial, asegúrese de crear algo que sea versátil y profesional. La plantilla debe incluir su logotipo, la dirección del sitio web e instrucciones para la ubicación del texto. Asegúrese de que su plantilla sea fácil de leer y esté organizada de manera lógica. Los lectores deben poder pasar fácilmente de las fotos al texto. Muestre la plantilla a los miembros de su equipo y anímelos a dar su opinión sobre el diseño. Una vez que el diseño de la plantilla esté finalizado, manténgalo. Resista la tentación de modificar el diseño para cada proyecto. La plantilla le ahorrará mucho tiempo y garantizará la coherencia en sus materiales.

Éxito del sitio web

Además de usarlas como material de marketing impreso, las hojas de proyecto son un excelente contenido para añadir a tu sitio web. Al informarse sobre una empresa, uno de los primeros pasos es visitar su sitio web. Es fundamental que tu sitio web demuestre los proyectos que tu firma ha completado. Si has creado hojas de proyecto, puedes simplemente añadir esta información a tu sitio web para sacarle más provecho al proceso de creación de hojas de proyecto. Si tu firma ha iniciado esfuerzos en redes sociales, las hojas de proyecto son un excelente lugar para dirigir a las personas en tu sitio web. Cuando se añaden nuevas hojas de proyecto a tu sitio, es información fácil de tuitear para correr la voz sobre un proyecto.

Presentaciones de premios

Una de las mejores maneras de aumentar la visibilidad de un proyecto es presentarlo a un concurso de premios. Los premios brindan oportunidades sencillas para comunicados de prensa, contenido para redes sociales, así como noticias para sitios web y boletines internos de la empresa. Desarrollar fichas de proyecto es un excelente punto de partida para las postulaciones a premios. Tendrás gran parte de la información básica de un proyecto reunida en un solo lugar y creará un punto de partida fácil. Comenzar una postulación a un premio puede parecer una tarea desalentadora, pero una ficha de proyecto facilitará el inicio.

Clave del Éxito

Aunque el tiempo inicial necesario para crear hojas de proyecto puede ser extenso, una vez que se establece una plantilla y un proceso, la tarea debería volverse familiar y fácil, y los beneficios son numerosos. Una de las principales ventajas de desarrollar hojas de proyecto es su versatilidad, ya que pueden utilizarse en propuestas, como materiales de seguimiento después de reuniones, piezas introductorias e incluso para una campaña de correo directo. La clave del éxito es apegarse a un proceso definido para recopilar información y crear las hojas con el fin de mantener un portafolio actualizado.