Por: Stephanie Brown
Las redes sociales son el fenómeno principal en la sociedad moderna. Probablemente escuches menciones de Facebook, MySpace, LinkedIn, Digg, Twitter, Flickr y YouTube a diario, independientemente de si participas o no en estos nuevos medios. Estas herramientas son la nueva forma de establecer contactos. Simplemente, las redes sociales en línea se basan en el diálogo, discusiones bidireccionales que unen a las personas para descubrir y compartir información. Según web-strategist.com, en promedio, cada adulto con un perfil en redes sociales está en 1.6 sitios y el 39 por ciento de los adultos tienen perfiles en dos o más sitios. Además, el 57 por ciento de los adultos se ha unido a una red social, lo que la convierte en la plataforma número uno para crear y compartir contenido.
Ya sea que participes o no personalmente en las redes sociales, es probable que otros en tu empresa lo hagan. Quizás más importante, es probable que tus clientes o clientes potenciales también participen en las redes sociales. Forrester publicó recientemente un informe que indica que los compradores en el ámbito empresarial a empresarial (B2B) son uno de los grupos más sociales que existen.
Pero, integrar las redes sociales es difícil ya que resulta en la tormenta perfecta de problemas de marketing, recursos humanos, legales y de privacidad personal. ¿Qué pueden y deben decir los empleados en línea? ¿Se les permite participar en redes sociales durante el horario laboral habitual? En muchos casos, los empleados no reconocen o no recuerdan que lo que se publica en línea permanece en línea e incluso si lo hacen en su tiempo personal, si se les identifica como empleados de su empresa, sus comentarios probablemente serán vistos como representativos de su organización. Los factores y argumentos a favor y en contra son variados y complejos. Sin embargo, la constante es la necesidad de que las empresas creen políticas de redes sociales en línea para guiar las decisiones y el comportamiento de los empleados.
POR QUÉ NO PUEDES IGNORAR LAS REDES SOCIALES
Seamos realistas: las redes sociales han llegado para quedarse. En abril de 2004, nadie utilizaba las redes sociales. Pero solo cinco años después, según compete.com, 91 millones de personas utilizaban Facebook, 73 millones utilizaban YouTube, 14 millones utilizaban Twitter y 12 millones utilizaban LinkedIn. Y esas cifras ya están desactualizadas. Según un estudio realizado por Cone Business en 2008, el 93 por ciento de los estadounidenses cree que una empresa debe tener presencia en las redes sociales, y el 56 por ciento de los consumidores estadounidenses siente una conexión más fuerte con las empresas y considera que estas les brindan un mejor servicio cuando pueden interactuar con ellas en un entorno de redes sociales. Constructive Communication, Inc. —una empresa de relaciones públicas especializada en el sector del diseño y la construcción— realizó recientemente una encuesta en línea sobre redes sociales dirigida al sector de la arquitectura, la ingeniería y la construcción, en la que el 75 % de los encuestados afirmó que interactúa personalmente con las redes sociales en línea de forma habitual, mientras que el 80 % de las empresas rara vez interactuaba con ellas.
Pero, estas redes sociales van mucho más allá del networking. El uso de herramientas de redes sociales en línea también es una forma poderosa de hacer marketing. Al participar en grupos de asociaciones a través de LinkedIn o contribuir a un blog relacionado con nuestra industria, usted tiene la oportunidad de compartir su experiencia y posicionar estratégicamente a su empresa como experta. Un esfuerzo proactivo y organizado puede ayudar a crear conciencia y una posición de liderazgo. Por ejemplo, un proveedor de productos utilizó recientemente Twitter para dirigir tráfico a su stand en la World of Concrete, un ingeniero estructural utilizó LinkedIn como medio para compartir puntos de vista sobre cómo el código sísmico influye en el diseño, y un contratista utilizó Facebook como herramienta de reclutamiento.
EL PELIGRO
Dado que casi todo el mundo tiene acceso a Internet, los profesionales de recursos humanos, los reclutadores y los asesores de admisión universitaria investigan a los posibles candidatos a través de las redes sociales antes de contratarlos o admitirlos en sus organizaciones. Incluso hay ejemplos de empresas de construcción o arquitectura que han perdido contratos porque al propietario no le gustaron unas fotos inapropiadas que aparecían en el perfil de Facebook del jefe de proyecto. Además, algunas empresas han sufrido reacciones negativas después de que sus empleados compartieran opiniones políticas en Twitter. Otro ejemplo del peligro de las redes sociales es la tendencia natural a compartir lo que, en muchos casos, es demasiada información. Un caso claro: hay muchos ejemplos de empleados que se quejan de su empresa, su jefe o sus compañeros de trabajo en Facebook sin pensar en que sus comentarios son públicos. Estos ejemplos confirman la necesidad de que todas las organizaciones gestionen el proceso de las redes sociales en línea y lo que se dice sobre la empresa o sus empleados.
Muchas empresas están animando a sus empleados a explorar la comunicación responsable en línea como una forma de construir relaciones, aprender y colaborar. A medida que una empresa continúa introduciendo nuevos métodos y productos, se vuelve importante que esa empresa y sus empleados compartan las cosas emocionantes que están haciendo, así como que aprendan de otros. Si bien las empresas deben alentar a todos los empleados a unirse a una conversación global, es importante que todos comprendan lo que se recomienda, espera y requiere cuando discuten temas relacionados con la empresa, ya sea en el trabajo o en su tiempo libre.
CREANDO LA POLÍTICA
No diferente a cualquier otra política, el primer paso es la educación. Es importante que los responsables
para crear la política estén educados sobre las redes sociales, sus beneficios, así como sus inconvenientes y peligros. Solo entonces podrán responder a las difíciles preguntas relacionadas con cómo, cuándo y dónde los empleados pueden y deben participar. Basándose en la conciencia de las diferentes plataformas, es clave elaborar una política que incluya detalles no solo sobre cuándo y cómo participan, sino que también guíe su comportamiento.
Sugerencias que pueden incorporarse a su política incluyen:
- El empleado debe ceñirse a su área de especialización y proporcionar perspectivas individuales sobre lo que está sucediendo en la empresa.
- Publica comentarios significativos y respetuosos
- Siempre haz una pausa y piensa antes de publicar
- Respete la información y el contenido de propiedad.
- Respete la confidencialidad
- Al discrepar con otros, mantén la cortesía y la propiedad.
- Cumplir con las leyes de derechos de autor, uso legítimo y divulgación financiera.
- Cuando dudes en publicar contenido, obtén permiso
La política también debe indicar cómo se espera que los empleados interactúen. Recomiende que sus empleados sean transparentes utilizando su nombre real y el nombre de la empresa. Otros consejos para los empleados serían escribir lo que saben, mantener la coherencia, unirse a la conversación, aportar valor, generar entusiasmo, ser un líder y admitir un error si es necesario. Reitere que los empleados son responsables del contenido que producen. Además, decida si a los empleados se les permite utilizar este medio mientras están en el trabajo y, en caso afirmativo, durante cuánto tiempo mientras están en el trabajo.
Otro elemento importante de tu programa es el monitoreo de conversaciones. Si estás promoviendo conversaciones sobre tu empresa, es hora de empezar a monitorear todas las conversaciones. Los servicios de monitoreo, ofrecidos por empresas como Radian6, Cision y Vocus, te permiten configurar múltiples palabras clave asociadas a tu empresa.
¡SUMÉRGETE!
Las redes sociales en línea no van a desaparecer. Incluso si usted decide no permitir que sus empleados participen en ellas, es crucial que se eduque a sí mismo y a su equipo de liderazgo para obtener una exposición positiva óptima para su empresa, así como para mitigar cualquier amenaza. Las políticas de redes sociales en línea son necesarias para asegurar que usted está protegiendo a su organización al establecer límites sobre lo que los empleados pueden y no deben hacer en línea, al mismo tiempo que les permite utilizar las herramientas de redes sociales para ayudar a hacer crecer el negocio y establecer su rol de liderazgo. La clave del éxito es una política que guíe las decisiones y el comportamiento.
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