Por: Randy Collins
Presidente de The Strategies Group
En un sector obsesionado con la capacitación, las certificaciones y la formación continua, las empresas contratistas suelen quedarse atrás en lo que respecta a los procesos internos, incluido el software. Es posible que las empresas contratistas sean eficaces a la hora de destinar fondos al mantenimiento de las licencias profesionales o al cumplimiento de los últimos requisitos de la OSHA, pero a menudo pasan por alto la necesidad de capacitar al personal de contabilidad y de elaboración de presupuestos. El software que utilizan estos profesionales puede considerarse fácilmente la columna vertebral del negocio de un contratista. Al darse cuenta de la importancia de capacitar a estos empleados y al comprender cómo implementar un programa de capacitación adecuado, los propietarios de las empresas pueden cosechar los frutos de contar con empleados más eficaces y obtener resultados financieros más rentables.
DESMONTANDO LOS MITOS
Uno de los mayores errores que cometen los propietarios es no ofrecer una capacitación adecuada para los sistemas de software de contabilidad, cotización o CAD. Esta falta de capacitación suele deberse a ideas erróneas sobre el software. Por ejemplo, muchas personas creen erróneamente que no es necesario recibir capacitación para manejar el software. Aproximadamente el 30 por ciento de las empresas que evalúan software preguntan si existe la opción de recibir capacitación sobre un nuevo sistema. La respuesta es (y siempre debería ser) un rotundo “¡No!”. Comprar un paquete de software que es vital para las operaciones comerciales y no invertir en capacitación inicial es como comprar un avión nuevo sin tomar clases de vuelo. Se ve bien estacionado en la pista, pero nunca llegará del punto A al punto B sin alguien capacitado para pilotarlo.
Algunas empresas pueden capacitar a sus empleados cuando se instala un nuevo sistema de software, pero no capacitan a los nuevos empleados cuando se produce una rotación de personal, al creer que los empleados actuales pueden formar adecuadamente a los recién incorporados. Aunque esto parece una opción económica, suele fracasar. Es posible que las personas que recibieron la capacitación inicial sobre el software solo recuerden el 70 % de sus funciones. Estos empleados actuales capacitan a los nuevos usuarios basándose en lo que recuerdan del programa y, con el tiempo, muchas de las funciones y características del software se pierden y quedan sin utilizarse.
Del mismo modo, las empresas contratistas suelen impartir una capacitación inicial cuando se instala el software, pero luego no ofrecen ninguna formación adicional sobre las últimas funciones de la nueva versión. Una vez más, en esta situación, el usuario no aprovecha todo el potencial del software y no trabaja con total eficacia. Sin embargo, si los contratistas se dieran cuenta de los ingresos que pierden debido a una capacitación inadecuada, pronto se darían cuenta de que la capacitación se amortiza fácilmente.
UN ANÁLISIS DE LAS CIFRAS
Aunque un curso de capacitación pueda parecer costoso, si se compara con el ahorro que se puede obtener gracias a una mayor eficiencia, el costo es insignificante. Por ejemplo, pensemos en el caso de un estimador que no ha recibido la capacitación adecuada para utilizar su software de estimación. Si el salario de este estimador es de $80,000 al año, al incluir los beneficios, la empresa podría estar gastando cerca de $100,000 al año en este empleado. A razón de 40 horas a la semana durante 50 semanas al año, el estimador gana aproximadamente $50 por hora.
Si el estimador asiste a un curso de capacitación $400, puede aumentar su eficiencia en un 20 por ciento, según una estimación conservadora. La empresa ahorra aproximadamente 300 horas —o $15,000— de su tiempo a lo largo del año. Además, el estimador puede aprovechar ese tiempo extra durante el año para dedicarse a captar nuevos negocios para la empresa. El costo del curso se amortiza rápidamente.
Si nos fijamos en las cifras, la formación se convierte en una decisión obvia. Y una vez que los propietarios de las empresas se comprometen a ofrecer una formación adecuada en el uso del software, también deben ser capaces de poner en marcha un programa de formación eficaz. Para sacar el máximo provecho de un programa de formación, los propietarios de las empresas deben plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Cuándo debo impartir capacitación a mi personal?
- ¿Quién debería impartir la formación?
- ¿Cómo debería impartirse la formación?
- ¿Cuánto entrenamiento se necesita?
FACTORES DE ÉXITO EN LA FORMACIÓN
La capacitación inicial del personal siempre debe realizarse lo más cerca posible de la fecha de puesta en marcha. Si la capacitación se lleva a cabo demasiado pronto en el proceso de implementación, los empleados la olvidarán, ya que deben mantener en funcionamiento el sistema actual de la empresa mientras se implementa la nueva solución mejorada.
Una empresa que conozca no solo el software, sino también los retos del sector específico, será el mejor proveedor de capacitación. La capacitación que se limita a explicar qué botones hay que pulsar, sin comprender por qué se pulsan, ha demostrado tener un éxito muy limitado. En otras palabras, busque un proveedor de servicios de capacitación que tenga experiencia en el sector de la construcción. Si el proveedor de capacitación no comprende cómo opera su negocio, no podrá ayudarle a aprovechar todo el potencial de su software.
La capacitación se puede impartir de varias formas diferentes. No todos los métodos de impartición son adecuados para todas las necesidades de capacitación. El método más económico es la capacitación remota basada en la web. Esta capacitación es valiosa cuando se necesita transmitir una pequeña cantidad de información al usuario final. Por ejemplo, la capacitación sobre una tarea específica o una nueva función está hecha a la medida para este método. Sin embargo, este método se vuelve tedioso cuando grupos grandes necesitan aprender una herramienta de ofimática completamente nueva. La capacidad de atención disminuye cuando el contenido web se presenta en incrementos de más de dos horas.
El siguiente método de capacitación más rentable es la capacitación presencial. Este método ofrece a los alumnos experiencia práctica durante la sesión, así como la posibilidad de interactuar con otras personas que están aprendiendo lo mismo. La capacitación presencial suele ser una forma bastante eficaz de transmitir conceptos básicos al usuario final.
El método de capacitación más costoso es la capacitación presencial, que consiste en contar con un instructor dedicado exclusivamente a capacitar a su personal en sus instalaciones. Este método es más complejo de llevar a cabo y, a menudo, implica costos más elevados.
Las ventajas evidentes son la atención personalizada que se brinda a su personal y la capacidad de aprovechar sus datos, lo cual contribuye a una mejor asimilación de los conceptos impartidos. Las nuevas implementaciones de software deberían incorporar diversas técnicas de este tipo para maximizar su inversión en capacitación.
¿CUÁNTO ENTRENAMIENTO SE NECESITA?
La cantidad de capacitación necesaria varía considerablemente, dependiendo del tipo de sistema adquirido y de la capacidad del personal para asimilar los conceptos que se imparten. La mejor manera de planificar este gasto es elaborar un plan de capacitación en colaboración con el proveedor del software. Este plan de capacitación debe tener en cuenta el conocimiento que tiene el personal de los conceptos básicos de la industria y su disposición para aprender nuevos conceptos, la ubicación de la capacitación presencial y los costos asociados con los viajes, el tiempo de ciclo de la implementación (¿se puede modificar la fecha de puesta en marcha para permitir la capacitación in situ con datos convertidos?), y el espacio de computación y capacitación de la empresa, si es necesaria la capacitación in situ. Con este plan en marcha, los presupuestos de capacitación deberían ser bastante precisos.
ENCUENTRA UN SOCIO A LARGO PLAZO
A la hora de planificar programas de capacitación en software, es fundamental que las empresas contratantes se asocien con proveedores de servicios interesados en establecer una relación a largo plazo. Con el fin de gestionar las necesidades a largo plazo del cliente, muchos proveedores de servicios innovadores permiten a las empresas registrar un puesto, y no a una persona, para cubrir sus necesidades de capacitación. Por ejemplo, si el controlador deja la empresa, el nuevo controlador puede recibir capacitación sin costo. Este tipo de plan permite a las empresas contratantes tener un acceso fácil y económico a la capacitación durante toda la vida útil del software.
Los propietarios de las empresas deben ser conscientes de que la compra de software es solo el comienzo del compromiso financiero que implica su uso. Al realizar una inversión tan importante, es simplemente una tontería pensar que se trata de una compra única sin ninguna inversión continua. Las empresas deben incluir la capacitación en software al elaborar sus presupuestos anuales y luego cumplir con ello impartiendo la capacitación adecuada, una capacitación que les ayude a convertirse en los empleados más eficaces que puedan ser.
ACERCA DE THE STRATEGIES GROUP
Fundada en Charleston, Carolina del Sur, en 1984, Strategies Group es el proveedor líder en el sureste de Estados Unidos de soluciones empresariales de software y hardware para los sectores de la construcción, el sector inmobiliario y la arquitectura y la ingeniería. Su enfoque colaborativo les permite implementar soluciones que aumentan la eficiencia y maximizan la rentabilidad para los clientes. Strategies Group se ha asociado con proveedores de software y hardware líderes en la industria para ofrecer un conjunto de soluciones que permitan alcanzar este objetivo de la manera más eficiente posible. Con más de 20 años de experiencia y 1,200 clientes activos, Strategies Group ofrece algunos de los productos de mayor prestigio en la industria, entre los que se incluyen Timberline Office, Field2base, Equential, Event1 y Ajera de Axium.
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