{"id":2844,"date":"2006-07-01T13:27:34","date_gmt":"2006-07-01T18:27:34","guid":{"rendered":"http:\/\/72.167.124.155\/tilt-uptoday\/?p=2844"},"modified":"2015-06-08T03:44:39","modified_gmt":"2015-06-08T08:44:39","slug":"electronic-etiquette","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tilt-up.org\/tilt-uptoday\/es\/2006\/07\/01\/electronic-etiquette\/","title":{"rendered":"Etiqueta electr\u00f3nica"},"content":{"rendered":"

Por: Ashley Kizzire, Constructive Communication, Inc.<\/em><\/p>\n

Durante los \u00faltimos 10 a\u00f1os, el uso generalizado del correo electr\u00f3nico ha transformado literalmente la comunicaci\u00f3n empresarial, tanto que la carta comercial ha llegado casi a la extinci\u00f3n. Incluso los contratistas que se aferraban tenazmente al fax como su medio de comunicaci\u00f3n m\u00e1s eficiente no pueden imaginar hoy en d\u00eda corresponder sin correo electr\u00f3nico. Y con raz\u00f3n: el correo electr\u00f3nico es r\u00e1pido, econ\u00f3mico y ultraeficiente. Y quiz\u00e1s debido a su velocidad y eficiencia, el correo electr\u00f3nico se ha convertido en un medio de comunicaci\u00f3n informal, y a menudo demasiado informal, en el competitivo mercado actual.<\/p>\n

Ya sea que te comuniques por carta impresa en papel timbrado o por un mensaje electr\u00f3nico que recorrer\u00e1 la autopista de la informaci\u00f3n, las mismas reglas de etiqueta aplican. Y todas las reglas de etiqueta tienen un objetivo en com\u00fan: hacer las cosas m\u00e1s f\u00e1ciles y comprensibles para otra persona. Cuando cualquier situaci\u00f3n se lleva a cabo con buenos modales, la otra persona se siente valorada, importante y especial. M\u00e1s importante a\u00fan, los buenos modales en el mundo de los negocios crean una imagen profesional, que es un componente clave para el marketing de tu empresa.<\/p>\n

MAY\u00daSCULAS, MIN\u00daSCULAS, ETC.<\/strong><\/p>\n

Una excolega m\u00eda no ten\u00eda idea de que comet\u00eda uno de los errores de formato m\u00e1s ofensivos con cada correo electr\u00f3nico que sal\u00eda de su bandeja de salida. La llamar\u00e9 Sherry. Sherry manten\u00eda perpetuamente activada la funci\u00f3n de \u201cbloq may\u00fas\u201d, y cada letra estaba en may\u00fasculas. Mi colega no se daba cuenta de que en el lenguaje del correo electr\u00f3nico, escribir en may\u00fasculas es el equivalente a gritar. Creo que simplemente le gustaba c\u00f3mo se ve\u00edan sus palabras en may\u00fasculas. Tal vez pens\u00f3 que se ve\u00eda importante. Tal vez pens\u00f3 que era m\u00e1s f\u00e1cil de leer. No lo era. De hecho, era muy grosero.<\/p>\n

En ciertas situaciones, el uso de may\u00fasculas puede ser apropiado cuando necesitas a\u00f1adir un \u00e9nfasis especial a ciertas palabras. Pero en estos casos raros, revisa primero tu programa de correo electr\u00f3nico para ver si la opci\u00f3n de negrita, subrayado o cursiva est\u00e1 presente. Si es as\u00ed, elige siempre una de estas funciones antes que las may\u00fasculas.<\/p>\n

En el extremo opuesto del espectro se encuentran los correos electr\u00f3nicos que no contienen ninguna letra may\u00fascula. En un intento por ahorrar tiempo o quiz\u00e1s para parecer \"cool\", algunos remitentes descuidan la funci\u00f3n de may\u00fasculas. El resultado es otro correo electr\u00f3nico dif\u00edcil de leer que se ve poco profesional. Si bien es cierto que los correos electr\u00f3nicos pueden prescindir de parte de la formalidad de una carta comercial, siempre adhi\u00e9rase a las reglas est\u00e1ndar de escritura y gram\u00e1tica.<\/p>\n

CONOCE TUS FUNCIONES<\/strong><\/p>\n

No hace mucho tiempo le envi\u00e9 un correo electr\u00f3nico a un antiguo colega, solicitando informaci\u00f3n que necesitaba para una fecha l\u00edmite. Esper\u00e9 el tiempo prudencial \u2013al menos 24 horas o m\u00e1s\u2013 antes de intentarlo de nuevo. Incluso hice un seguimiento con una llamada telef\u00f3nica. A\u00fan as\u00ed no obtuve respuesta. As\u00ed que decid\u00ed seguir adelante y buscar mi informaci\u00f3n en otro lugar. Cuando m\u00e1s tarde me enter\u00e9 de que mi colega hab\u00eda estado de vacaciones, me enfurec\u00ed. \u00bfPor qu\u00e9 no configur\u00f3 un mensaje de respuesta autom\u00e1tica que respondiera a cada mensaje entrante mientras estaba fuera o incluy\u00f3 un comentario en su mensaje de voz indicando que estar\u00eda fuera de la oficina por unos d\u00edas? El mensaje me habr\u00eda dicho de inmediato que estaba fuera de la oficina por unos d\u00edas, y habr\u00eda sabido r\u00e1pidamente que deb\u00eda buscar lo que necesitaba en otro lugar. Como mi colega no es un tecn\u00f3filo, tengo la sensaci\u00f3n de que no quiso ser grosero.<\/p>\n

Probablemente no sab\u00eda c\u00f3mo configurar la respuesta autom\u00e1tica. De hecho, lo m\u00e1s probable es que no se diera cuenta de que existe tal funci\u00f3n.<\/p>\n

Hay dos lecciones aqu\u00ed. Primero, si no puedes responder correos electr\u00f3nicos por un tiempo considerable, configura un mensaje de respuesta autom\u00e1tica para notificar a los remitentes de tu ausencia y, si es posible, dir\u00edgelos a otra persona que pueda brindar asistencia. Si no tienes la capacidad de enviar una respuesta autom\u00e1tica, aseg\u00farate de que tus contactos clave sepan que estar\u00e1s ausente y proporci\u00f3nales un contacto secundario o comprom\u00e9tete a revisar tu correo electr\u00f3nico una vez al d\u00eda mientras est\u00e9s fuera.<\/p>\n

La segunda lecci\u00f3n profundiza m\u00e1s: la ignorancia no es excusa para ser grosero. Si usas correo electr\u00f3nico, necesitas entender lo m\u00e1s posible sobre tu software de correo electr\u00f3nico. Necesitas saber c\u00f3mo realizar tareas b\u00e1sicas como configurar una respuesta autom\u00e1tica y crear una firma que incluya informaci\u00f3n de contacto. Tu programa de correo electr\u00f3nico probablemente tiene una pesta\u00f1a que contiene informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo usar el programa. Dedica una o dos horas a familiarizarte a fondo con las funciones y capacidades de tu correo electr\u00f3nico. El tiempo invertido valdr\u00e1 la pena para crear una imagen profesional y respetuosa.<\/p>\n

El bueno, el feo y el malo<\/strong><\/p>\n

El correo electr\u00f3nico puede ahorrar una gran cantidad de tiempo, pero hay ocasiones en las que es mejor usar papel y pluma o hacer una llamada telef\u00f3nica. Por ejemplo, cuando quieres agradecer a un socio, empleado o cliente, una nota escrita a mano en papel personal es la forma m\u00e1s apropiada y cort\u00e9s de responder. Si alguien se ha tomado el tiempo de hacer algo que merece un agradecimiento, entonces debes tomarte el tiempo extra para escribir una nota. Tu colega se sentir\u00e1 valorado y t\u00fa demostrar\u00e1s tu sincero aprecio.<\/p>\n

Hay otras situaciones en las que conviene evitar el correo electr\u00f3nico, sobre todo cuando se trata de asuntos m\u00e1s delicados. Una buena amiga m\u00eda me dijo hace poco que iba a dejar de usar el correo electr\u00f3nico para siempre. \u201cPor favor, ll\u00e1mame si me necesitas\u201d, me pidi\u00f3. Su comentario me sorprendi\u00f3 un poco. Mi amiga, que ense\u00f1a ballet a ni\u00f1os peque\u00f1os, rara vez usa el correo electr\u00f3nico para sus necesidades laborales. Aun as\u00ed, me cont\u00f3 que recibi\u00f3 un correo electr\u00f3nico con muy malas noticias. No pod\u00eda creer que alguien tuviera el descaro de enviar un informe tan desafortunado por correo electr\u00f3nico. Fue fr\u00edo, impersonal y muy grosero. Dudo que mi amiga se mantenga firme en su convicci\u00f3n, ya que es imposible en el mundo actual, donde casi todas las profesiones y oficios requieren el uso de la tecnolog\u00eda. Pero la lecci\u00f3n es v\u00e1lida para quienes dependemos del correo electr\u00f3nico todos los d\u00edas. Si tienes que comunicar una noticia desafortunada, toma el tel\u00e9fono y transm\u00edtela en persona. La misma regla debe aplicarse cuando tengas muy buenas noticias que compartir. Los pocos minutos adicionales que dediques a hacerlo en persona valdr\u00e1n la pena a largo plazo.<\/p>\n

En el mundo de los negocios moderno, el correo electr\u00f3nico es quiz\u00e1s uno de los mayores ahorradores de tiempo. Nos permite enviar y recibir informaci\u00f3n de forma r\u00e1pida y a un costo m\u00ednimo. Sin embargo, en medio del bullicio de los teclados haciendo clic, aseg\u00farese de recordar las reglas comunes de cortes\u00eda. Su manera educada y agradecida demostrar\u00e1 su profesionalismo, sus clientes y colegas se sentir\u00e1n apreciados y su negocio cosechar\u00e1 los beneficios.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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